Power Automate gehört zu Microsoft 365 - aber die meisten Unternehmen nutzen es nicht. Dabei lassen sich damit Routineprozesse automatisieren, die täglich Zeit kosten.
Hier sind drei Automatisierungen, die technisch simpel umzusetzen sind und sofort Wirkung zeigen.
1 Urlaubsantrag - automatisch, ohne E-Mail-Ping-Pong
Klassischer Prozess: Mitarbeiter schickt E-Mail an Vorgesetzten. Vorgesetzter genehmigt (oder vergisst es). Niemand hat eine Übersicht.
Mit Power Automate:
- Mitarbeiter füllt ein Microsoft Forms-Formular aus
- Power Automate sendet automatisch eine Genehmigungsanfrage an die Führungskraft
- Genehmigung/Ablehnung wird automatisch an den Mitarbeiter zurückgemeldet
- Eintrag wird automatisch in SharePoint dokumentiert
2 Neue Dateien in SharePoint - automatische Benachrichtigung
Wer legt eine neue Datei im freigegebenen SharePoint-Ordner ab? Wer weiß davon? Meistens niemand - außer der Absender.
Mit Power Automate:
- Neue Datei in SharePoint-Bibliothek wird hochgeladen
- Automatische Teams-Nachricht an das zuständige Team
- Optional: automatische E-Mail an definierte Empfänger
3 Kundenkontakt-Formular - automatisch in SharePoint-Liste
Kontaktformulare landen meistens im E-Mail-Postfach - und werden dort manchmal übersehen oder vergessen.
Mit Power Automate und Microsoft Forms:
- Formulareinreichung wird automatisch als Eintrag in einer SharePoint-Liste gespeichert
- Automatische E-Mail-Benachrichtigung an Zuständigen
- Alle Anfragen zentral einsehbar, mit Status, Datum, Kontaktdaten
Fazit
Diese drei Workflows sind technisch in wenigen Stunden einzurichten und benötigen keine Programmierkenntnisse. Der Schlüssel ist die saubere technische Konfiguration im Power Automate Editor und die korrekte Verknüpfung mit SharePoint und Microsoft Forms.
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Denise Kriechbaumer
Gründerin von SmartOffice - Digital Office IT Services. Technische Einrichtung und Verwaltung digitaler Büro- und IT-Infrastruktur für europäische B2B-Unternehmen.